Errors comuns en presentar una licitació
1. Com evitar errors en participar en una licitació pública
2. Errors segons les etapes d’una licitació pública
- Identificació de l’anunci
- Descàrrega i lectura plecs
- Identificació de punts clau
- Presentació de l’oferta
01
Com evitar errors en participar en una licitació pública
Des de inlicitando.com sabem que la preparació d’una oferta per a una licitació pública és una carrera a contrarellotge. Després de rebre i llegir un anunci de licitació un dels primers pensaments que se’ns ve al cap és “no hi ha temps, no arribo”; això és perquè el termini de presentació d’ofertes sol ser molt ajustat.
Tot i així, si analitzem les problemàtiques que sorgeixen amb més freqüència durant tot el procés de presentació d’una oferta, podrem administrar millor el nostre temps reforçant les possibilitats d’assolir el nostre objectiu: presentar la millor oferta i guanyar un contracte amb l’Estat.
02
Errors comuns a cada etapa d'una licitació pública
Per identificar i evitar errors comuns en presentar-nos a un concurs públic, analitzar les etapes i accions que prenem en aquest procés és una bona pràctica.
1. Fase d’identificació de l’anunci o alerta
ERROR = ARRIBAR TARD
Quantes vegades t’ha passat que t’assabentes d’un concurs quan ja està gairebé per tancar o encara pitjor quan ja li va ser adjudicat a un dels teus competidors? Com que hi ha tantes fonts d’informació, és lògic que perdem de vista alguna oportunitat de licitació.
També passa que de vegades els anuncis es publiquen en dates “especials”, per exemple un divendres a última hora, vacances o just abans d’un dia festiu.
Ser els primers a saber una oportunitat de negoci amb l’Estat, ens dóna un avantatge, ja que tindrem més dies per preparar l’oferta. Contractar un servei d’alertes de notificacions pot ser vital en aquest pas, ja que cada minut compte.
2. Fase de descàrrega i lectura plecs
ERROR = NO DETECTAR L’IMPORTANT
Els plecs contractuals són les “instruccions” de la licitació, en els quals l’Òrgan de Contractació explica:
- El preu màxim disposat a pagar
- Qui pot presentar una oferta i com ho ha de fer.
Per això és important descarregar tant els Plecs de Clàusules Administratives i els Plecs de Prescripcions Tècniques com també qualsevol altre document publicat: Memòria Justificativa, Anuncis Previs, etc.
Llegir detalladament cada document ens ajudarà a identificar tots els aspectes essencials de la licitació.
3. Fase d’identificació de punts clau: Preparació de la documentació
ERROR = FALTA D’ORGANITZACIÓ
Un cop llegim i analitzem els plecs, hem d’identificar i organitzar els documents. Això ens ajudarà a enfocar correctament cadascun dels grups de documentació que compondran la nostra oferta:
- Grup administratiu: Es tracta de respondre als criteris relacionats amb la capacitat dobrar. Per exemple, la solvència o la necessitat de presentar-se a UTE per complir algun dels requisits d’accés.
- Grup tècnic o criteris subjectes a judici de valor: En treballar la presentació de l’oferta tècnica cal recordar que és molt important que s’adapti als criteris de valoració. Aquí és quan ens hem d’enfocar a destacar la nostra solució tècnica per sobre la competència.
- Grup econòmic o criteris avaluables mitjançant fórmules: Per calcular el millor preu a oferir, és de molta ajuda comptar amb informes o anàlisis d’adjudicacions similars del mateix ens, ja que ens donarà un avantatge competitiu clau.
També hem de tenir en compte que hi ha certs documents que ens seran sol·licitats la majoria de vegades que enviem una proposta.
4. Fase de presentació de l’oferta
Arriba el moment més esperat i així mateix la fase amb errors definitius que no hem de permetre. En aquest punt és possible enumerar diversos errors comuns, per exemple:
ERROR = PROBLEMES INFORMÀTICS:
A causa de la pressió de presentar l’oferta en termini, moltes vegades documents i arxius clau queden traspaperats i no són adjuntats a la proposta.
Per evitar aquests errors i altres en la presentació d’ofertes, especialment si es compta amb poc temps, hi ha una solució senzilla, professionalitzar la presentació de l’oferta deixant la preparació i la revisió de la documentació en mans d’experts.
Per a més consells sobre com guanyar una licitació i evitar errors en el procés, especialment si és la primera vegada que participarem en un concurs públic, els convidem a llegir el nostre article “5 consells sobre com guanyar un contracte públic”.
Multiplica les teves oportunitats de negoci al Sector Públic
Sigui quin sigui el teu sector, la participació en concursos públics només et pot oferir importants oportunitats de negoci.