Errores comunes al presentar una licitación

Para identificar y evitar errores comunes al presentarnos a un concurso público, analizar las etapas y acciones que tomamos en dicho proceso resulta una buena práctica. 

1. Fase de identificación del anuncio o alerta

ERROR = LLEGAR TARDE

¿Cuántas veces te ha pasado que te enteras de un concurso cuando ya está casi por cerrar o peor aún cuando ya le fue adjudicado a uno de tus competidores? Al haber tantas fuentes de información, es lógico que perdamos de vista alguna oportunidad de licitación.

También sucede que a veces los anuncios se publican en fechas “especiales”, por ejemplo un viernes a última hora, vacaciones o justo antes de un día festivo.

Ser los primeros en enterarse de una oportunidad de negocio con el Estado, nos da una ventaja, ya que tendremos más días para preparar la oferta. Contratar un servicio de alertas de notificaciones puede ser vital en este paso, pues cada minuto cuenta.

2. Fase de descarga y lectura pliegos

ERROR = NO DETECTAR LO IMPORTANTE

Los pliegos contractuales son las “instrucciones” de la licitación, en ellos el Órgano de Contratación explica:

• El precio máximo dispuesto a pagar
• Quién puede presentar una oferta y cómo lo tiene que hacer.

Por esto es importante descargar tanto los Pliegos de Cláusulas Administrativas y los Pliegos de Prescripciones Técnicas como también, cualquier otro documento publicado: Memoria Justificativa, Anuncios Previos, etc.

Leer detalladamente cada documento nos ayudará a identificar todos los aspectos esenciales de la licitación.

3. Fase de Identificación de puntos clave: Preparación de la documentación

ERROR = FALTA DE ORGANIZACIÓN

Una vez leemos y analizamos los pliegos, debemos identificar y organizar los documentos. Esto nos ayudará a enfocar correctamente cada uno de los grupos de documentación que compondrán nuestra oferta:

• Grupo administrativo: Se trata de responder a los criterios relacionados con la capacidad de obrar. Por ejemplo la solvencia o la necesidad de presentarse en UTE para cumplir alguno de los requisitos de acceso.
• Grupo técnico o criterios sujetos a juicio de valor: Al trabajar la presentación de la oferta técnica hay que recordar que es sumamente importante que se adapte a los criterios de valoración. Aquí es cuando debemos enfocarnos en destacar nuestra solución técnica por sobre la competencia.
• Grupo económico o criterios evaluables mediante fórmulas: Para calcular el mejor precio a ofertar, es de mucha ayuda contar con informes o análisis de adjudicaciones similares del mismo Ente, ya que nos dará una ventaja competitiva clave.

También debemos tener en cuenta que hay ciertos documentos que nos serán solicitados la mayoría de las veces que enviamos una propuesta.

4. Fase de presentación de la oferta

Llega el momento más esperado y así mismo la fase con fallos definitivos que no debemos permitir. En este punto es posible enumerar varios errores comunes, por ejemplo:

ERROR = PROBLEMAS INFORMÁTICOS: