Com evitar errors al participar en una licitació pública
Des d'inlicitando.com sabem que la preparació d'una oferta per a una licitació pública és una carrera a contrarellotge. Després de rebre i llegir un anunci de licitació un dels primers pensaments que se'ns ve a la ment és “no hi ha temps, no arribo”; això es deu al fet que el termini de presentació d'ofertes sol ser molt ajustat.
No obstant això, si analitzem les problemàtiques que sorgeixen amb més freqüència durant tot el procés de presentació d'una oferta, podrem administrar millor el nostre temps reforçant les possibilitats d'aconseguir el nostre objectiu: presentar la millor oferta i guanyar un contracte amb l'Estat.
Errors comuns en cada etapa d'una licitació pública
Per a identificar i evitar errors comuns en presentar-nos a un concurs públic, analitzar les etapes i accions que prenem en aquest procés resulta una bona pràctica.
1. Fase d'identificació de l'anunci o alerta
ERROR = ARRIBAR TARD
Quantes vegades t'ha passat que t'assabentes d'un concurs quan ja està gairebé per tancar o pitjor encara quan ja li va ser adjudicat a un dels teus competidors? A l'haver tantes fonts d'informació, és lògic que perdem de vista alguna oportunitat de licitació.
També succeeix que a vegades els anuncis es publiquen en dates “especials”, per exemple un divendres a última hora, vacances o just abans d'un dia festiu.
Ser els primers a assabentar-se d'una oportunitat de negoci amb l'Estat, ens dona un avantatge, ja que tindrem més dies per a preparar l'oferta. Contractar un servei d'alertes de notificacions pot ser vital en aquest pas, perquè cada minut compta.
2. Fase de descàrrega i lectura plecs
ERROR = NO DETECTAR L'IMPORTANT
Els plecs contractuals són les “instruccions” de la licitació, en ells l'Òrgan de Contractació explica:
- El preu màxim disposat a pagar.
- Qui pot presentar una oferta i com ho ha de fer.
Per això és important descarregar tant els Plecs de Clàusules Administratives i els Plecs de Prescripcions Tècniques com també, qualsevol altre document publicat: Memòria Justificativa, Anuncis Previs, etc.
Llegir detalladament cada document ens ajudarà a identificar tots els aspectes essencials de la licitació.
3. Fase d'Identificació de punts clau: Preparació de la documentació
ERROR = FALTA D'ORGANITZACIÓ
Una vegada llegim i analitzem els plecs, hem d'identificar i organitzar els documents. Això ens ajudarà a enfocar correctament cadascun dels grups de documentació que compondran la nostra oferta:
- Grup administratiu: Es tracta de respondre als criteris relacionats amb la capacitat d'obrar. Per exemple la solvència o la necessitat de presentar-se en UTE per a complir algun dels requisits d'accés.
- Grup tècnic o criteris subjectes segons el parer de valor: En treballar la presentació de l'oferta tècnica cal recordar que és summament important que s'adapti als criteris de valoració. Aquí és quan hem d'enfocar-nos a destacar la nostra solució tècnica per sobre la competència.
- Grup econòmic o criteris avaluables mitjançant fórmules: Per a calcular el millor preu a oferir, és de molta ajuda comptar amb informes o anàlisis d'adjudicacions similars del mateix Ens, ja que ens donarà un avantatge competitiu clau.
També hem de tenir en compte que hi ha uns certs documents que ens seran sol·licitats la majoria de les vegades que enviem una proposta.
4. Fase de presentació de l'oferta
Arriba el moment més esperat i així mateix la fase amb fallades definitives que no hem de permetre. En aquest punt és possible enumerar diversos errors comuns, per exemple:
ERROR = PROBLEMES INFORMÀTICS:
És possible trobar-nos amb petites situacions que ens puguin fer perdre temps important. Entre algunes podem esmentar possibles errors en el certificat i/o la signatura digital o fins i tot que la plataforma de contractació de l'Estat no funcioni correctament. Per això, és imprescindible intentar realitzar la presentació de la nostra oferta dies abans de la data de termini.
ERROR = PRECIPITACIÓ:
Sempre és necessari una última revisió abans de realitzar l'enviament definitiu de la proposta, cal *chequear que la informació estigui correctament redactada i que no ens falti explicar cap punt important.
ERROR = FALTA DE REVISIÓ:
A causa de la pressió de presentar l'oferta en termini, moltes vegades documents i arxius claus queden traspaperats i no són adjuntats a la proposta.
Per a evitar aquests errors i altres en la presentació d'ofertes, especialment si es compta amb poc temps, existeix una solució senzilla, professionalitzar la presentació de l'oferta deixant la preparació i revisió de la documentació en mans d'experts.
Per a més consells sobre com guanyar una licitació i evitar errors en el procés, especialment si és la primera vegada que participarem en un concurs públic, els convidem a llegir el nostre article "5 consells sobre com guanyar un contracte públic".
