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Documentos necesarios para participar en licitaciones públicas

  • Documentación exigida en licitaciones públicas
  • Fase previa y de presentación de ofertas
  • Fase de acreditación de condiciones
  • Recomendaciones finales
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Importancia de la documentación exigida en licitaciones públicas

La participación en una licitación pública exige una importante presentación de documentación específica y recurrente, normalmente especificada en los pliegos de condiciones. El tener claro cuál es esta documentación previa, mantenerla en orden y actualizada, permite ahorrar tiempo crucial al momento de presentarse en un concurso público que represente una oportunidad de negocio con el Estado.

Para analizar cuál es esta documentación hay que tener en cuenta los momentos en que cada documento es solicitado en las fases que conlleva una licitación pública: 

  1. Fase previa y de presentación de ofertas.
  2. Fase de acreditación de condiciones.
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Fase previa y de presentación de ofertas

En la fase previa y de presentación de ofertas se declara responsablemente que cumplimos con ciertos requisitos. Es importante asegurarse de contar con toda la documentación para evitar perder tiempo en caso de resultar adjudicatarios provisionales. 
Los requisitos son:
    • Personalidad jurídica: Documento que expone “quiénes somos” (escrituras de Constitución, CIF de la empresa o DNI/NIE en caso de persona física).
    • Poder de representación: Escritura o documento notarial que expone quién va a firmar por la empresa, otorgándole poder de representación para contratar con la Administración.
    • Capacidad para contratar: Para poder participar en una licitación y poder ser contratistas escogidos, se exige disponer de determinadas solvencias:
      • Solvencia económica: Capacidad financiera suficiente para soportar la prestación del servicio, la ejecución de las obras o el suministro del pedido objeto del contrato. Para ello solicitan una determinada cifra de ventas que se acreditará mediante la presentación de las Cuentas Anuales auditadas y depositadas en el Registro Mercantil.
      • Solvencia técnica: Experiencia previa demostrable, que confirme la realización de los trabajos objeto de la licitación en el pasado. Para ello es conveniente ir recopilando certificados de buena ejecución que puedan acreditar dicha experiencia.
      • En ocasiones pueden solicitar disponer de una póliza de Responsabilidad Civil o Seguro profesional, en lugar de la cifra de ventas mencionada en el detalle de la solvencia económica.
    • No estar incurso en prohibiciones para contratar: Básicamente que no existan deudas pendientes con la Administración Tributaria y de la Seguridad Social.
    • Certificados de Calidad como ISO, OHSAS o AEMPS: Es necesario tener en cuenta que variarán en función del objeto y de las especificaciones establecidas para poder presentar una oferta.
    • ROLECE / RELI: Se trata de Registros Oficiales de ámbito nacional (ROLECE) y en Catalunya (RELI) cuya inscripción electrónica agiliza la acreditación de las condiciones de participación en una licitación pública, del mismo modo que da acceso a procedimientos Simplificados y Supersimplificados.
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Fase de acreditación de condiciones

En la fase de acreditación de condiciones, una vez las ofertas recibidas son analizadas, los representantes de la mejor valorada (mayor puntuación en la valoración tanto de los aspectos cualitativos como cuantitativos), serán propuestos como adjudicatarios provisionales. En este punto, el organismo público que anunció la licitación solicitará la acreditación de toda la documentación que demuestre que se cumplen con las condiciones requeridas (todos los expuestos en el punto previo).
Es imprescindible la acreditación de todas las condiciones para que la oferta sea declarada definitivamente como ganadora y sea posible proceder a la firma del contrato.

Por último, antes de la firma del contrato es necesario cumplir con el resto de requisitos para la formalización, entre estos la correcta presentación de la garantía definitiva en sus diferentes formas: AVAL, Seguro de Crédito y Caución, etc. Por ley la misma supondrá un 5% del importe final adjudicado.

Es importante tener en cuenta que la presentación a una licitación en forma de Unión Temporal de Empresas (UTE), la acreditación de la Solvencia por Medios externos, las modalidades de impugnación ante las decisiones del Órgano de Contratación, etc. serán herramientas de éxito para afrontar con confianza las oportunidades de negocio que nacen de las licitaciones públicas en España.

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Recomendaciones finales

Para elegir una licitación en la cual participar, primero debemos enterarnos de las oportunidades de negocio vigentes. Para ello recomendamos delegar el trabajo de búsqueda diaria a una alerta personalizada, si te interesa saber más como funciona puedes leer aquí. 

Cuando ya te hayas enterado de la oportunidad y hayas seleccionado una licitación en la cual participar, es importante descargar todos los pliegos de condiciones y verificar cada uno, dado que ahí es donde se especifica al detalle toda la documentación que se debe entregar. Es probable que se exija más documentación en una Obra de grandes valores que en una licitación de suministro de papelería. 

Otro paso importante es no olvidar verificar la fecha de validez de los documentos a presentar dado que es un error que nos puede dejar fuera de la participación.  

Dado que tener la documentación al día es fundamental para poder contratar con La Administración, desde licitaciones.es recomendamos contratar un asesor externo antes de presentar la licitación para reducir las posibilidades de errores comunes y tener seguridad en la propuesta realizada.

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